Verwenden Sie den Serienbrief, um Briefe für Massenmailings zu personalisieren.

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Wenn Sie Massenpost an Personen auf Ihrer Mailingliste senden müssen, können Sie den Serienbrief verwenden, um einen Stapel personalisierter Briefe zu erstellen. Jeder Brief, der produziert wird, hat ein identisches Layout, Formatierung, Text und Grafiken. Nur bestimmte Abschnitte des Briefes variieren und sind personalisiert. Für die Erstellung eines serienbrief word 2010 Anleitung lesen.
Es gibt drei Dateien, die beim Erstellen und Drucken von Briefen mit dem Serienbriefverfahren verwendet werden:
  • Ihr Hauptdokument
  • Dieses Dokument enthält Text und Grafiken (z.B. ein Logo oder Bild), die für jede Version des zusammengeführten Dokuments identisch sind. Der Textkörper des Briefes ist ein Beispiel für identischen Inhalt.
  • Ihre Mailingliste
  • Dies ist die Datenquelle, die verwendet wird, um Informationen im Brief zu füllen. Deine Mailingliste hat zum Beispiel Namen, und dein Hauptdokument ist der Brief, der an die Namen in deiner Liste adressiert wird.

Ihr zusammengeführtes Dokument

Dieses Dokument ist eine Kombination aus dem Hauptdokument und der Mailingliste. Der Serienbrief zieht Informationen aus der Mailingliste und fügt sie in Ihr Hauptdokument ein, was zu einem personalisierten Brief für jede Person führt.
Im folgenden Video, das Teil einer Schulung ist, können Sie mehr darüber erfahren, wie das Zusammenführen von Briefen funktioniert.
Fenster
Mac
Schritt 1: Bereiten Sie Ihr Hauptdokument vor.
Bevor Sie mit dem Seriendruck beginnen, bereiten Sie Ihren Brief vor. Wenn Sie die Personen beispielsweise über ein bevorstehendes Ereignis informieren möchten, geben Sie Name, Datum, Uhrzeit und Ort des Ereignisses an. Es sind diese Details, die für alle Empfänger Ihres Briefes wichtig sind.
Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Start Mail Merge die Option Start Mail Merge > Letters.
Geben Sie in Word den Text des Briefes (Beispiel folgt) ein, den Sie an alle senden möchten.

Schritt 2: Einrichten Ihrer Mailingliste
Die Mailingliste ist Ihre Datenquelle. Es kann eine Excel-Tabelle, ein Verzeichnis von Outlook-Kontakten, eine Access-Datenbank oder eine Office-Adressliste sein. Es enthält die Datensätze, die Word verwendet, um Informationen zu erhalten, aus denen Sie Ihren Brief erstellen können.

Tipps und Tricks

Wenn Sie keine Mailingliste haben, können Sie diese beim Zusammenführen von E-Mails erstellen. Bevor Sie den Serienbriefprozess starten, sammeln Sie alle Ihre Datensätze und fügen Sie sie Ihrer Datenquelle hinzu.
Wenn Sie eine Excel-Tabelle verwenden, stellen Sie sicher, dass die Spalte für Postleitzahlen oder Postleitzahlen als Text formatiert ist, damit Sie keine Nullen verlieren.
Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Outlook Ihr Standard-E-Mail-Programm ist.
Schritt 3: Verlinken Sie Ihre Mailingliste mit Ihrem Hauptdokument.
Jetzt sind Sie bereit, die Datenquelle für Ihre Mailingliste zu öffnen und mit Ihrem Brief zu verknüpfen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Start Mail Merge die Option Select Recipients und wählen Sie dann eine Option.
Serienbrief
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn Sie keine Mailingliste haben, wählen Sie Neue Liste eingeben und erstellen Sie eine.
oder
Wenn sich Ihre Mailingliste in einer Excel-Tabelle, einer Access-Datenbank oder einer anderen Art von Datendatei befindet, wählen Sie Use an Existing List. Navigieren Sie dann zu Ihrer Liste und wählen Sie Öffnen.
oder
Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden, wählen Sie Ausgewählte Outlook-Kontakte auswählen.
Wählen Sie Datei > Speichern unter.
Geben Sie im Feld Dateiname einen Dateinamen ein, und wählen Sie dann Speichern.
Empfängerliste bearbeiten
Wenn Sie Briefe für alle Personen auf Ihrer Liste erstellen und drucken, gehen Sie zu “Schritt 4: Personalisierten Inhalt zu Ihrem Brief hinzufügen”. Wenn Sie Briefe an Personen senden möchten, die z.B. innerhalb von 20 Meilen nach einer von Ihnen veranstalteten Veranstaltung wohnen, verwenden Sie einen Filter wie eine Postleitzahl oder eine Postleitzahl, um die Liste einzuschränken.

Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten.

Aktivieren Sie im Dialogfeld Mail Merge Recipients das Kontrollkästchen neben dem Namen jeder Person, die Ihre E-Mail-Nachricht erhalten soll.

Im Dialogfeld Mail Merge Recipients gibt es Optionen, um die Empfängerliste zu verfeinern. Die beiden am häufigsten verwendeten Optionen sind das Sortieren und Filtern der Liste, um das Auffinden von Namen und Adressen zu erleichtern.

Weitere Informationen finden Sie unter Sortieren und Filtern der Daten für einen Serienbrief.
Schritt 4: Fügen Sie Ihrem Brief personalisierte Inhalte hinzu.
Fügen Sie Ihrem Brief Inhalte hinzu, die für jede Person, die ihn erhält, unterschiedlich sind, z.B. deren Namen und Adresse. Die beste Vorgehensweise für das Hinzufügen dieser Details ist das Einfügen von Platzhalterfeldern in Ihr Hauptdokument.
Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Write & Insert Fields die Option Address Block.

Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen ein Format für den Namen des Empfängers, wie er im Brief erscheinen soll.

  •  Wählen Sie OK.
  • Hinweis: Um zu sehen, wie eine Adresse im Brief angezeigt wird, wählen Sie unter Vorschau die Option Vorschau Ergebnisse.
  • Wählen Sie die Schaltfläche Nächster oder Vorheriger Datensatz, um durch die Datensätze in Ihrer Datenquelle zu navigieren.
  • Wählen Sie in der Gruppe Write & Insert die Option Greeting Line.
  • Wählen Sie im Dialogfenster Begrüßungszeile einfügen das Format, das Sie verwenden möchten.
  • Wählen Sie OK, um das Zusammenführungsfeld in den Brief einzufügen.
  • Wählen Sie Datei > Speichern, um den Brief (Beispiel folgt) zu erhalten, den Sie für den Serienbrief erstellen.
Um weitere benutzerdefinierte Informationen in den Brief aus Ihrer Mailingliste einzufügen, lesen Sie bitte die Abschnitte zum Hinzufügen von Seriendruckfeldern einzeln.
Überprüfen Sie die Namen der Zusammenführungsfelder.
Stellen Sie sicher, dass Word die Namen und Adressen in Ihrer Mailingliste findet.
Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Write & Insert Fields die Option Match Fields.
Tipp: Zusammenführungsfelder können auch über das Dialogfeld Adressblock einfügen geöffnet werden, mit dem Sie einen Adressblock zum Hauptdokument hinzugefügt haben.
Vergewissern Sie sich im Dialogfeld Abgleichsfelder, dass die in der Liste angezeigten Datensatzfelder mit den Namen der Spaltenüberschriften für Datensätze in der Datenquelle Ihrer Mailingliste übereinstimmen.

Hinweis: Es gibt zwei Spalten im Dialogfeld. Die linke Spalte ist eine Liste von gebräuchlichen Namen, z.B. in einem Geschäftsdatensatz. Die rechte Spalte ist der Feldname für den Common Name, der auf eine Spaltenüberschrift in Ihrer Datenquelldatei abgebildet ist.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn die angezeigten Feldnamen mit den Spaltenüberschriften übereinstimmen, die Sie für Datensätze in Ihrer Datenquelle für den Verteiler verwendet haben, tun Sie nichts.
oder
Wenn (nicht übereinstimmend) in einem Feldnamen erscheint, der voraussichtlich einer Spaltenüberschrift in Ihrer Datenquelle entspricht, wählen Sie den Dropdown-Pfeil und dann den Feldnamen in Ihrer Datenquelle Ihrer Mailingliste. Bei Bedarf wiederholen.
Wählen Sie OK.

Formatieren von Seriendruckfeldern

Um die Schriftart, Größe oder den Abstand des zusammengeführten Inhalts zu ändern, wählen Sie den Namen des Zusammenführungsfeldes und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Preview Results die Option Preview Results, um von den zusammengeführten Ergebnissen wieder in die Seriendruckfelder Ihres Briefes zu wechseln.

Wählen Sie den Namen des Zusammenführungsfeldes.

Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Schriftart und die Schriftgröße, die Sie verwenden möchten.

Wählen Sie auf der Registerkarte Seitenlayout (Word 2013) oder Layout (Word 2016) den gewünschten Absatzabstand.

Hinweis: Da Word jede Zeile in einem Adressblock als Absatz behandelt, sollten Sie den Abstand zwischen den Zeilen reduzieren.
Schritt 5. Vorschau und Druck der Briefe
Wählen Sie Vorschau der Ergebnisse und wählen Sie dann die Schaltfläche Nächster oder Vorheriger Datensatz, um sicherzustellen, dass die Namen und Adressen im Text Ihres Briefes richtig aussehen.
Tipp: Um zum Anfang der Liste zu gelangen, wählen Sie die Schaltfläche Erster Datensatz und um zum Ende der Liste zu gelangen, wählen Sie die Schaltfläche Letzter Datensatz.
Wählen Sie Finish & Merge > Print Documents.

Schritt 6: Speichern Sie Ihren personalisierten Brief.
Wenn Sie das Seriendokument speichern, bleibt es mit Ihrer Mailingliste verbunden, so dass Sie es für Ihr nächstes Massenmailing verwenden können.

So verwenden Sie Ihr Serienbrief-Dokument erneut

Öffnen Sie das Seriendokument und wählen Sie Ja, wenn Word Sie auffordert, die Verbindung aufrechtzuerhalten.
So ändern Sie Adressen im Serienbrief-Dokument
Öffnen Sie das Serienbriefdokument und wählen Sie Empfängerliste bearbeiten, um bestimmte Adressen zu sortieren, zu filtern und auszuwählen.